如何安撫客戶情緒?
對客服來說,工作時總會遇到形形色色的客戶。同時也經(jīng)常需要面對和處理客戶的負面情緒。若是處理不當,輕則收到客戶的差評,重則被客戶投訴受到懲罰。那么面對這種狀況,作為客服人員,我們該如何從心態(tài)和行為上進行解決呢?
一、確認問題——要有耐心
首先,我們解決問題,一定要站在客戶的角度進行考慮,不能對客戶提出的疑問進行否認。如果客戶喋喋不休,不要輕易打斷,更不能與客戶進行爭吵,而是鼓勵客戶繼續(xù)傾訴,讓他們盡情宣泄不滿。
傾聽時要及時回應,做好重點記錄,盡量了解用戶投訴或抱怨問題產(chǎn)生的全過程,聽不清的地方,要用委婉的語氣進行詳細詢問,語言要得體,比如"麻煩您再詳細講一次”或“不好意思,打斷一下”等,將你所了解的情況向客戶復述一遍, 進行確認。耐心聽完客戶的傾訴與抱怨,讓他們獲得發(fā)泄的滿足之后,自然而然就可以聽得進我們的解釋和道歉了。
二、分析問題——態(tài)度要好
俗話說: "怒者不打笑臉人” ,客戶有抱怨或投訴,就是對企業(yè)產(chǎn)品或服務的不滿意。心理方面,他們認為企業(yè)虧待了他,如果客服的態(tài)度也不友好,會讓他們的情緒更差,從而惡化與客服與客戶的關系。
反之,如果客服態(tài)度誠懇,在服務時多使用服務用語,如"抱歉”、”很感謝您能提出這樣的建議”等言辭,給客戶的感覺會更好。熱情禮貌,會讓客戶的抵觸情緒減少;謙和友好,會使得客戶心情緩和,理智地與客服進行協(xié)商。要把客戶的抱怨當成有價值的信息,要真誠地感謝客戶提出的建議和問題,讓他們感受到你是真正支持客戶抱怨的權利。
三、解決問題——動作要快
客服處理投訴和抱怨的動作一定要快,一來可讓客戶感覺到尊重,二來表示企業(yè)解決問題的誠意,三來可以及時防止客戶的負面情緒對企業(yè)造成更大的傷害。首先了解客戶當前需要什么,應該采取什么措施,如果無法立即給客戶一個滿意的解決方案時,以“客戶需求為中心”,依據(jù)對客戶有益的原則,再看自己是否能做到,最后制定出可行方案。
切記,沒有把握的情況下,千萬不能隨便給客戶保證能解決問題。為客戶解決問題的時候,要表現(xiàn)得熟練、有權、能夠幫助顧客解決問題的專家,能夠根據(jù)實際狀況提供合適的解決方案。
總之,客戶是信任你,認為你能夠為其解決問題才求助你,所以要學會換位思考,站在客戶的角度考慮問題。如果你晚上睡不著,你會埋怨自己嗎?你可能會覺得床不好、有噪音或其他因素。
客戶也一樣,他們只是希望有人可以傾訴和發(fā)泄,并不是我們真正得罪了他們;當投訴產(chǎn)生時,解決問題的關鍵是——迅速徹底地讓客戶滿意!
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